Doanh nghiệp cần đảm bảo điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như nào? Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp chi tiết.
1. Doanh nghiệp đảm bảo điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, thời gian bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử chính thức được lùi đến ngày 1/7/2022. Theo đó, các doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian hơn để đảm bảo các điều kiện cũng như làm hồ sơ thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn
Đơn vị, doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện được quy định tại Tại Khoản 2 ,Điều 4, Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể các điều kiện như sau:
Phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; Quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục đăng ký với Cơ quan thuế. Sau khi được doanh nghiệp được Cơ quan thuế xét duyệt doanh nghiệp mới chính thức được áp dụng và có giá trị pháp lý.
Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sẽ làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông gồm 6 bước như sau:
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm trong việc triển khai hóa đơn điện tử. Đồng thời đánh giá lựa chọn các gói sản phẩm phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý hóa đơn của doanh nghiệp. Lưu ý lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có các tính năng nâng cao ưu việt để có thể tích hợp với các phần mềm kế toán khác và dễ dàng quản lý.
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt trước đó. Mẫu hóa đơn điện tử này có thể là mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế theo nhu cầu của doanh nghiệp. Mẫu hóa đơn này sẽ là mẫu chung áp dụng cho tất cả các hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp giao dịch.
Bước 3: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ tài chính.
Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ tài chính.
Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho Cơ quan thuế
Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho Cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm:
Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC;
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BT;
Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
Doanh nghiệp có thể gửi tới Cơ quan thuế thông qua mạng hoặc nộp trực tiếp. Để tiết kiệm thời gian, chi phí và thuận tiện doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức nộp qua mạng.
Bước 6: Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Sau 2 ngày làm việc doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử. Ngay sau khi hồ sơ được Cơ quan thuế chấp nhận doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch mua bán.
3. Phần hóa đơn điện tử E-invoice với nhiều ưu đãi đặc biệt cho doanh nghiệp đăng ký lần đầu.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong những giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá cao, có nhiều tính năng ưu việt nhất hiện nay. Phần mềm được phát triển và cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft).
Với 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực công, hiện tại ThaisonSoft đã cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho hơn 100.000 doanh nghiệp trên khắp cả nước. E-invoice được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tiêu biểu có: BigC; AEON Mall; KFC; CGV; Grab; Honda; Media Mart;…
Báo giá sản phẩm hóa đơn điện tử E-invoice:
Hiện, ThaisonSoft đang có nhiều chương trình ưu đãi dành cho các doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu như:
Miễn phí 100 số hoá đơn điện tử đầu tiên;
Miễn phí mẫu hoá đơn, chọn mẫu trong kho mẫu có sẵn;
Miễn phí 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế….
Miễn phí dùng thử 2 tháng sản phẩm đối với đơn vị khai bảo hiểm điện tử (eBH) và đơn vị khai thuế điện tử ( ETAX ) để trải nghiệm dịch vụ.
Doanh nghiệp quan tâm, vui lòng theo địa chỉ sau để được tư vấn và nhận chương trình ưu đãi đặc biệt khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Tổng đài 24/7: 19004767
Địa chỉ:
Hà Nội: Số 15, Đặng Thùy Trâm, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.
TP. HCM: 33A, Cửu Long, P. 2, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin, Thủ Dầu Một, Bình Dương.
Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai.
Đà Nẵng: T4 – Tòa EVNGENCO 2, Số 143 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Khuê Trung, Cẩm Lệ,TP Đà Nẵng.
