Trước nay, nhiều doanh nghiệp vẫn cố sức “bơi” trong những tủ hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) chồng chất để thực hiện nghiệp vụ, giải quyết chế độ cho người lao động. Tuy nhiên, cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ đã kéo theo sự phát triển vượt bậc của công nghệ chính là tiền đề ra đời cho nhiều công cụ hỗ trợ. Phần mềm kê khai BHXH điện tử chính là phương thức hiệu quả giúp các doanh nghiệp quản lý, lưu trữ hồ sơ. 

1. Lợi ích trong quản lý, lưu trữ hồ sơ BHXH thông minh và khoa học

Bên cạnh các nghiệp vụ kê khai BHXH, quy trình theo dõi, quản lý và lưu trữ hồ sơ BHXH của người lao động là vấn đề “làm khó” không ít nhân sự, kế toán, đặc biệt với những doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, nghiệp vụ BHXH phát sinh thường xuyên.

Theo nghiên cứu, việc quản lý hồ sơ, giấy tờ BHXH thủ công và lộn xộn sẽ gây ra tổn thất lớn trong năng suất làm việc của nhân viên, giảm 21,3% năng suất chung của toàn doanh nghiệp với các nguyên nhân như:

• Người kê khai không nắm được tình trạng hồ sơ sau khi đã nộp kê khai BHXH.

• Không biết hồ sơ đã được gửi thành công hay chưa, kết quả trả về từ cơ quan BHXH như thế nào?

• Làm sao để tìm kiếm và kiểm tra thông tin hồ sơ một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất?

• Làm sao để phân loại và quản lý hồ sơ: hồ sơ đã lập, hồ sơ chờ kết quả, hồ sơ đã trả kết quả, hồ sơ đã hoàn thành?

Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý hồ sơ và kê khai bảo hiểm xã hội trên phần mềm mang đến nhiều tiện ích cho doanh nghiệp như: loại bỏ nguy cơ thất lạc, mất hồ sơ hoặc rò rỉ dữ liệu nội bộ; dễ dàng quản lý hồ sơ trên phần mềm, theo dõi và kiểm soát các hồ sơ, hạn chế bị phạt do nộp muộn hoặc nộp nhầm; tra cứu thông tin hồ sơ nhanh chóng chỉ bằng vài cú click chuột; hạn chế giao dịch trực tiếp với cơ quan BHXH, tránh tình trạng gây phiền hà và tiêu cực cho cả phía doanh nghiệp và cơ quan BHXH.

2. Phần mềm kê khai BHXH eBH – Phương thức hiệu quả để quản lý, lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp

eBH là phần mềm khai bảo hiểm xã hội điện tử triển khai chính thức theo mô hình IVAN được Bảo hiểm xã hội Việt Nam ký hợp đồng số 04092015/HĐ-BHXH-TSD ngày 07/09/2015. eBH không chỉ là công cụ hữu ích trong việc thực hiện quy trình kê khai BHXH mà còn là giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình theo dõi, quản lý và lưu trữ hồ sơ kê khai BHXH điện tử:

• Tự động phân loại hồ sơ kê khai BHXH điện tử trên hệ thống, giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hồ sơ thuận tiện, dễ dàng.

• Tự động cập nhật kết quả trả về từ cơ quan BHXH, giúp tiết kiệm thời gian đi lại, chi phí và giảm bớt thủ tục hành chính.

• Tra cứu thông tin hồ sơ trên hệ thống và quản lý quá trình tham gia BHXH của từng lao động. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp lớn, có quy mô nhân sự tăng liên tục, ổn định ở mức cao.

• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ đã kết xuất và nộp cho cơ quan BHXH, xóa bỏ hoàn toàn nguy cơ thất lạc hồ sơ. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu dữ liệu, khai thác thông tin và quản lý hồ sơ chặt chẽ.

Bên cạnh đó, phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH còn sở hữu nhiều tính năng vô cùng mạnh mẽ, được đánh giá cao bởi những thường xuyên thực hiện nghiệp vụ kê khai BHXH như:

• Tích hợp phân hệ Quản lý người lao động với Quản lý hồ sơ kê khai BHXH.

• Tự động thông báo các hồ sơ cần kê khai lên BHXH khi có sự thay đổi thông tin về người lao động.

• Hỗ trợ tự động lập các bộ hồ sơ đúng theo quy định của cơ quan BHXH

• Hỗ trợ ký điện tử và nộp hồ sơ qua mạng hoặc kết xuất hồ sơ giấy để nộp trực tiếp.

• Nộp hồ sơ qua tổ chức I-VAN.

• Lưu trữ, tìm kiếm các hồ sơ đã lập.

• Tự động lấy kết quả trả về từ cơ quan BHXH.

• Tự động cập nhật phiên bản mới.

Đặc biệt, phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử eBH vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 – tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu cho các hệ thống quản lý an ninh thông tin. Vì vậy, các dữ liệu về người lao động và doanh nghiệp sẽ được lưu trữ đảm bảo an toàn, tối đa bảo mật.

Có thể thấy, xét về tính năng quản lý và lưu trữ hồ sơ thì hầu hết các phần mềm kê khai BHXH hiện nay đều có thể đáp ứng, điểm khác biệt nằm ở những giải pháp chuyên sâu, độ an toàn bảo mật, sự ổn định cũng như các dịch vụ chăm sóc khách hàng đi kèm. Để biết thêm thông tin chi tiết về Phần mềm kê khai BHXH điện tử eBH và những ưu đãi đi kèm khi đăng ký sử dụng dịch vụ lần đầu tiên, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 11 – Đặng Thùy Trâm – Cầu giấy – Hà Nội

• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

• Fax: 024.37545223

• Website: https://ebh.vn/